Jak powszechnie wiadomo, każdy pracodawca zobligowany jest do zapewnienia swoim pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej. Obowiązek ten realizowany jest głównie poprzez kierowanie pracownika na badania lekarskie. Do obowiązkowych badań należą: badania wstępne (wykonywane przed podjęciem zatrudnienia), okresowe (dla pracowników już zatrudnionych, wykonywane co pewien czas) oraz kontrolne (wykonywane po dłuższej przerwie, spowodowanej zwolnieniem lekarskim). Nie jest to jednak jedyny obowiązek, który spoczywa na pracodawcy w kwestii ochrony zdrowia pracownika. Jest on również zobligowany do zapewnienia mu podstawowych środków ochrony, niezbędnych do bezpiecznego i komfortowego wykonywania pracy na danym stanowisku. Do środków tych należą także okulary korekcyjne. Obowiązek ten najczęściej realizowany jest, poprzez dopłatę bądź refundację kosztów związanych z zakupem okularów przez pracownika. Kto może się o nią ubiegać i jakie warunki należy spełnić? Sprawdźmy!
Podstawa prawna
Na początek powiedzmy sobie, skąd właściwie wynika spoczywający na pracodawcy obowiązek dopłaty, bądź refundacji kosztów zakupu okularów korekcyjnych. Podstawy prawnej należy doszukiwać się w dwóch dokumentach.
Pierwszym z nich jest Kodeks Pracy, a ściślej mówiąc artykuł 237 ze znaczkiem 6. Mówi on o tym, że na pracodawcy spoczywa obowiązek nieodpłatnego zapewnienia pracownikowi środków ochrony indywidualnej, które umożliwią bezpieczną pracę na danym stanowisku. Większość osób “środki ochrony indywidualnej” skojarzy raczej z wszelkiego rodzaju kombinezonami i maskami ochronnymi, wykorzystywanymi przy pracy w lakierniach, czy też środowiskach szczególnie zapylonych. Jeżeli jednak pracownik narażony jest na uszczerbek wzroku, do tej kategorii zalicza się także okulary korekcyjne. O tym, kiedy dokładnie pracownikowi przysługuje refundacja okularów powiemy za chwilę.
O obowiązku zapewnienia przez pracodawcę okularów korekcyjnych mówi wprost drugi ze wspomnianych dokumentów. Jest to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku. W tym dokumencie ustawodawca wskazuje, że pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikom okulary korekcyjne, jeżeli wynik badania okulistycznego wskaże, że są one niezbędne podczas pracy przy monitorze ekranowym. Co istotne, rozporządzenie to wskazuje, że badanie okulistyczne powinno być przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, a więc podczas badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych.
Kto może ubiegać się o refundację okularów korekcyjnych?
Jak można zauważyć, przytoczone wyżej przepisy wskazują konkretną grupę pracowników uprawnionych do uzyskania refundacji okularów korekcyjnych. Są to osoby, którym są one niezbędne do wykonywania swojej pracy przy monitorze ekranowym. Konkretniej rzecz biorąc, obowiązek zapewnienia przez pracodawcę okularów korekcyjnych dotyczy osób, które tego typu pracę wykonują przez więcej niż połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Istotne jest zatem, aby pracodawca w skierowaniu na badania profilaktyczne umieścił informację o tym, że pracownik wykonuje pracę przy monitorze ekranowym powyżej czterech godzin na dobę.
Co ciekawe, zapisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej określają jedynie dobowy wymiar czasu spędzanego przez monitorem. Nie wskazuje natomiast, że pracownik musi być zatrudniony na podstawie umowy o pracę. W przeciwieństwie zatem do obowiązku kierowania pracownika na badania profilaktyczne, obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych przez pracodawcę dotyczy również osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Mimo to, aby taka osoba mogła uzyskać dofinansowanie lub refundację zakupu okularów, konieczne będzie wystawienie przez pracodawcę skierowania na badania profilaktyczne.
A co z laptopami?
Zarówno przepisy Kodeksu Pracy, jak i Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej powstały w czasach, gdy w miejscach pracy królowały stare monitory CRT. Laptopy nie były wówczas jeszcze powszechne, a o tabletach czy smartfonach nikt nawet nie słyszał. W związku z tym obecnie często zdarza się, że pracodawca nie jest do końca pewien, czy praca przy laptopie uprawnia pracownika do otrzymania refundacji na okulary korekcyjne.
Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektora Pracy z dnia 21 grudnia 2012 roku, także pracownicy korzystający z komputerów przenośnych mają prawo do otrzymania od pracodawcy refundacji na okulary korekcyjne. Warunkiem, podobnie jak w przypadku klasycznych monitorów ekranowych, jest praca przy laptopie powyżej czterech godzin na dobę.
Jakie obowiązki należy spełnić, aby otrzymać refundację?
Możliwość uzyskania dopłaty bądź refundacji do zakupu okularów korekcyjnych wymaga dopełnienia kilku obowiązków, zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika.
Jak już wiemy, refundacja okularów przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy spędzają przed monitorem ekranowym przynajmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Istotne jest zatem, aby pracodawca umieścił taką informację na skierowaniu na badania profilaktyczne. Lekarz medycyny pracy, wystawiając orzeczenie, będzie mógł wówczas ocenić, czy pracownik narażony jest na pogorszenie wzroku, podczas pracy na danym stanowisku. Jeżeli uzna on, że konieczne jest używanie okularów korekcyjnych podczas pracy, umieszcza stosowny zapis na orzeczeniu.
W dalszej kolejności, obowiązki spoczywają już na pracowniku. Musi on dostarczyć pracodawcy orzeczenie otrzymane od lekarza medycyny pracy. Następnie może przystąpić do procesu doboru i zakupu odpowiednich okularów. To, w jaki sposób przyznawana jest dopłata bądź refundacja zależy od pracodawcy. Najczęściej wygląda to tak, że pracownik na własną rękę dokonuje wyboru optyka, a następnie dobiera szkła i oprawki według swoich upodobań i płaci za nie z własnej kieszeni. W takim przypadku pracownik jest zobowiązany do uzyskania od sprzedawcy imiennej faktury, którą następnie przedstawia pracodawcy. Cały proces kończy się w momencie zwrotu przez pracodawcę całości lub części kosztów poniesionych przez pracownika.
Jak już wspominaliśmy, jest to najczęściej stosowana procedura. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca dokonał bezpośredniej płatności za okulary pracownika, lub wręcz samodzielnie zakupił okulary na podstawie informacji zawartych w orzeczeniu, a następnie wręczył je pracownikowi. Kwestia ta uregulowana jest zwykle w wewnętrznym regulaminie zakładu pracy.
Jak często przysługuje nam refundacja?
Wielu pracodawców, jak również pracowników, zadaje sobie to pytanie. Ta kwestia nie jest bowiem w żaden sposób uregulowana przepisami prawa. W związku z tym często w wewnętrznych regulaminach zakładu pracy spotkać można zapisy mówiące o tym, że pracownik może otrzymać zwrot środków za okulary korekcyjne co dwa, trzy, czy cztery lata. Nie jest to jednak do końca prawidłowa praktyka. Refundacja okularów powinna być bowiem przyznawana pracownikowi tak często, jak to konieczne. Standardowo badania okresowe osób wykonujących pracę przy monitorze ekranowym wykonywane są raz na cztery lata. Bywa jednak, że pracownik z jakiegoś powodu (np. dużej wady wzroku) kierowany jest na badania częściej. Wówczas refundacja okularów powinna przysługiwać za każdym razem, gdy przeprowadzane jest badanie. Warto również pamiętać, że pracownik w każdej chwili może zwrócić się do pracodawcy z prośbą o skierowanie na badania profilaktyczne, np. jeśli podejrzewa, że praca przy monitorze wpłynęła negatywnie na jego wzrok. Również wówczas będzie przysługiwało mu prawo do otrzymania refundacji okularów korekcyjnych.
Jaką kwotę może zwrócić pracodawca?
Kolejną kwestią nieuregulowaną przepisami prawa jest to, jaka powinna być kwota refundacji. Najczęściej określa to wewnętrzny regulamin pracy, który wskazuje konkretną kwotę. W tym dokumencie pracodawca może zastrzec sobie również inne zasady zwrotu środków za okulary korekcyjne. Przykładowo, pracodawca może wprowadzić zapis mówiący o tym, że refunduje wyłącznie szkła, natomiast zakup oprawek pozostaje w gestii pracownika. Co do zasady to właśnie szkła powinny być w pełni refundowane przez pracodawcę, natomiast zwrot kosztów oprawek jest uznaniowy. Większość pracodawców ustala jednak kwotę pozwalającą na zakup zarówno szkieł, jak i najtańszych oprawek. Jeżeli pracownik zdecyduje się na zakup eleganckich, drogich oprawek, będzie musiał dopłacić z własnej kieszeni. Może się jednak zdarzyć, że wskazana w regulaminie kwota okaże się zbyt niska i uniemożliwi ona pracownikowi zakup okularów, nawet w najtańszym wariancie. W takiej sytuacji może on zwrócić się do sądu z roszczeniem o odszkodowanie. Należy w nim wykazać, że praca przy monitorze ekranowych bez zalecanych przez lekarza okularów spowodowała uszczerbek na zdrowiu. Należy jednak pamiętać, że wkroczenie na drogę sądową to ostateczność. Warto najpierw porozmawiać z pracodawcą i spróbować wspólnie znaleźć rozwiązanie problemu.
Refundacja a podatek i składki ZUS
Warto jeszcze raz zaznaczyć, że obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych w przypadku pracy przy monitorze ekranowym, wynika z przepisów BHP. Oznacza to, że kwota refundacji, którą otrzymuje pracownik, jest zwolniona od podatku dochodowego i składek ZUS.
Niektóre regulaminy pracy dopuszczają jednak refundację okularów również wówczas, gdy pracownik nie przedstawi stosownego orzeczenia wystawionego przez lekarza medycyny pracy, a jedynie wykona badanie i zakupi okulary na własną rękę. W takich przypadkach zwrot środków nie stanowi obowiązku pracodawcy, a jest jedynie jego dobrą wolą. Środki zwrócone pracownikowi w ramach tego typu refundacji podlegają zatem opodatkowaniu i oskładkowaniu.
A co z soczewkami kontaktowymi?
Wiele osób zadaje sobie pytanie: czy pracodawca ma obowiązek refundować również zakup soczewek kontaktowych?
Co do zasady pracodawca nie ma takiego obowiązku. Przepisy prawa wskazują bowiem wyraźnie na okulary korekcyjne. Wyjątek stanowi sytuacja, w której lekarz medycyny pracy wyraźnie wskaże na konieczność stosowania soczewek kontaktowych zamiast okularów. Może to wynikać z różnych czynników: bezpieczeństwa, środowiska pracy, czy też specyficznej wady wzroku.
Obecnie większość zakładów pracy nie robi jednak problemów z refundacją soczewek. Warto zapoznać się z wewnętrznym regulaminem pracy, lub po prostu zapytać naszego pracodawcę o możliwość otrzymania zwrotu kosztów zakupu soczewek. Jeżeli się nie zgodzi, zawsze pozostaje nam możliwość zakupu okularów korekcyjnych.