Numer paragonu – czym jest i gdzie go znaleźć?
Z pewnością każdy z nas przynajmniej raz w życiu spotkał się z paragonem. W praktyce jest to faktura, jednak jej forma jest znacząco uproszczona. Jest to jeden z obowiązków sprzedawców. Kluczowe jest wykorzystanie kasy rejestrującej, która to wyznacza m.in. numer paragonu. Czym jest faktura uproszczona? Gdzie możemy znaleźć numer paragonu? Jakie elementy znaleźć można na paragonie fiskalnym? W jaki sposób opisywany jest towar przy numerze paragonu? Jak postępować w przypadku błędu w numerze paragonu? Kiedy konieczne jest wręczenie faktury i numeru paragonu? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w poniższym artykule, do którego przeczytania serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych czytelników.
Czym jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona, przez wielu znana jako paragon, to pewien rodzaj dokumentu. Jej wystawienie jest możliwe pod warunkiem, że kwota do zapłaty jest niższa niż 450 zł brutto lub 100 euro brutto, jeśli kwota płacona jest w tej zagranicznej walucie. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że jeśli dokonujemy przykładowo zakupy na drobne wyposażenie biura lub nabywamy inne przedmioty niezbędne w pracy, wówczas nie musimy za każdym razem prosić o fakturę. W zupełności wystarczający okaże się paragon. Dzięki niemu unikniemy dublowania zakupu, jednocześnie z powodzeniem przeprowadzimy ewidencję danej transakcji. Wbrew pozorom wiele osób nie zwraca uwagi na pojawiające się elementy paragonu, co nie do końca jest zrozumiałe.
Gdzie możemy znaleźć numer paragonu?
Skoro wiemy już, czym jest faktura uproszona, warto teraz uzyskać nieco więcej informacji na temat numeru paragonu. Jest to szczególnie istotne podczas księgowania. Często przedsiębiorcy wrzucają w koszty firmowe poniesiony wydatek. Jest to oczywiście możliwe, jednak kluczowe jest znalezienie numeru faktury na paragonie. W konsekwencji wiele osób może zastanawiać się, gdzie zatem znajduje się numer faktury. Jest on niezbędny, bowiem na jego podstawie możliwa jest jednoznaczna identyfikacja. Co godne podkreślenia- dotyczy to również uproszczonych faktur. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że numer paragonu dość łatwo jest pomylić z informacjami dotyczącymi sklepu lub danego przedsiębiorstwa, które jest odpowiedzialne za wystawienie dokumentu zakupu. To, czego szukamy, znajduje się jednak nieco niżej. Co ciekawe, nie jest to zbyt długi ciąg cyfr. Numer paragonu znaleźć można zatem bezpośrednio pod napisem “Suma”- po lewej stronie papierka. W zdecydowanej większości przypadków jest otoczony liniami, dlatego wyszczególnienie niezbędnych danych nie jest problematyczne. Na tej samej linijce znajduje się godzina transakcji, dlatego odnalezienie numeru nie jest czymś skomplikowanym. Podstawowym i ważnym elementem paragonu jest jego numer, właśnie z tego powodu warto uzyskać informacje na temat tego, gdzie dokładnie się znajduje.
Jakie elementy znaleźć można na paragonie fiskalnym?
Przedsiębiorcy często proszą sprzedawców o fakturę uproszczonej. Dlaczego? Otóż nie ma wówczas konieczności podawania wielu danych. Część osób, które na co dzień prowadzą własną działalność gospodarczą, z pewnością prosiło kiedykolwiek o fakturę podczas robienia zakupów. Wówczas kasjer prosi o podawanie różnorodnych danych, wśród których najczęściej wyróżnia się nazwę firmy, jej adres, numer NIP. Jest to dość czasochłonne, a dodatkowo dość częstym zjawiskiem są pomyłki na fakturze. Wówczas niezbędna jest korekta, co ponownie zajmuje nasz wolny czas. Z tego powodu zdecydowanie rozsądniejsze jest wybranie faktury uproszczonej. Zawiera takie dane, jak chociażby nazwę firmy odpowiedzialnej za wystawienie paragonu, NIP tego podmiotu, datę i godzinę wydruku, rodzaj dokumentu (w tym przypadku jest to paragon fiskalny), nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową przedmiotu zakupu, wyszczególnienie wartości sprzedaży, wartość sprzedaży zwolnioną z podatku. Do pozostałych elementów zalicza się walutę sprzedaży, łączną wysokość podatku, numer paragonu fiskalnego, numer kasy i kasjera, logo fiskalne, wartość obniżek cen.
W jaki sposób opisywany jest towar przy numerze paragonu?
Wiemy już, jakie elementy mogą znaleźć się na paragonie. Warto uzyskać informacji na temat tego, jak opisywany jest towar przy numerze paragonu. Kluczowe jest, aby nazwa jasno i czytelnie określała, co dokładnie jest przedmiotem transakcji. W ten sposób kupujący może zweryfikować swoje zakupy, natomiast sprzedawca może dokonać ewidencji sprzedawanych dóbr materialnych i usług. Specjaliści odradzają stosowania ogólnych nazw, do których zaliczyć można “owoce”, “ubrania” czy “mięso”. Zdecydowanie trafniejsze jest szczegółowe opisywanie produktu, czyli kolejno “pomarańcza”, “spodnie”, filet z kurczaka”. Każdorazowo stopień doprecyzowania i podawania szczegółów powinien być zależny od tego, jak wiele produktów jest sprzedawanych w danej kategorii. Przykładowo jeśli zajmujemy się jedynie jednym gatunkiem gruszki, to na fakturze może widnieć nazwa “gruszka”. Jeśli jednak mamy kilka jej rodzajów, wówczas należy ją dokładnie określić. Niestety wielu przedsiębiorców o tym zapomina, a to wbrew pozorom może mieć ogromne znaczenie.
Jak postępować w przypadku błędu w numerze paragonu?
Warto zdawać sobie sprawę z tego, że w przypadku numeru paragonu fiskalnego do błędów nie dochodzi, ze względu na to, iż jest on generowany bezpośrednio przez kasę. Jeśli dojdzie do oczywistej pomyłki, wówczas poprawienie istniejącego paragonu nie jest możliwe. Jak jednak postępować w takich sytuacjach? Co powinniśmy zrobić? Otóż możliwe jest wystawienie nowego paragonu, tym razem dbając o to, aby błędy się nie pojawiły. W zdecydowanej większości przypadków uchybienia dotyczą błędnej ceny, ewentualnie złego produktu. Co w przypadku, gdy dojdzie do pomyłki przy stawce podatku? Należy niezwłocznie wyjaśnić to w urzędzie, w przeciwnym wypadku jesteśmy narażeni nawet na konsekwencje prawne.
Kiedy konieczne jest wręczenie faktury i numeru paragonu?
Dla wielu osób zastanawiająca może okazać się kwestia tego, kiedy tak właściwie konieczne jest wręczenie faktury z numerem paragonu. Okazuje się, że paragon wręczany jest niemalże zawsze, niekoniecznie na żądanie klienta. Z praktycznego punktu widzenia nie mamy jednak obowiązku zabierania ze sobą tego dokumentu potwierdzającego. Paragon nie musi być także wystawiony, o ile klient może zapoznać się z danymi poprzez wyświetlenie ich w automatycznej sprzedaży towarów.
Numer paragonu a różnorodne stawki VAT – co powinniśmy wiedzieć?
Dość interesującą kwestią jest to, że numer paragonu nie wpływa na to, jakimi stawkami dane produkty są opodatkowane. Nie zmienia to jednak faktu, że takie informacje powinny znaleźć się w innej lokalizacji. Wówczas pozycje mają literowe oznaczenie, które wskazuje na to, w jakiej stawce dany produkt się mieści. Każda z liter oznacza coś innego. Przykładowo A to normalny podatek, jednak B to obniżenie podatku do 7%. Litera C to obniżenie podatku do 5%, D to zmniejszenie podatku do 0%, a E oznacza zwolnienie od podatku. Symbolami F i G oznacza się pozostałe stawki podatku, wśród których wyróżnić można opodatkowanie turystyczne czy też sprzedaż dzieł sztuki.
Podsumowanie informacji na temat faktury uproszczonej i numeru paragonu
Jak podkreślaliśmy w poprzednich akapitach, numer paragonu to wbrew pozorom niezwykle istotny element na dokumencie sprzedaży. Właśnie z tego powodu każdy z nas powinien zdawać sobie sprawę z tego, jak go znaleźć i gdzie dokładnie się znajduje. W dużym stopniu ułatwia nam to prowadzenie ewidencji. Jest to także pewnego rodzaju potwierdzenie nabycia towaru, o czym należy pamiętać. Pamiętajmy, że wystawienie paragonu to obowiązek sprzedającego, jednak kupujący może zostawić ten mały dokument, o ile jest on niepotrzebny. Nie możemy jednak zapominać, że bez paragonu nie jesteśmy w stanie zwrócić towaru. Jeśli zatem okaże się on uszkodzony lub będzie miał jakąkolwiek wadę, wówczas wymiana nie będzie możliwa, a nawet nie otrzymamy pieniędzy, co warto mieć na uwadze.