Według encyklopedycznej definicji, zarządzanie czasem „jest to planowanie oraz systematyczne wykonywanie zaplanowanych zadań zmierzających do realizacji wcześniej określonego celu”. Istnieje szereg metod, które można stosować w tym obszarze.
Etapy procesu zarządzania czasem
- Analiza wykorzystania czasu — należy wziąć pod uwagę szanse i zagrożenia oraz silne i słabe strony osób zaangażowanych w dany projekt, a także budżet czasowy i tzw. „złodziei czasu”.
- Wyznaczanie celów — można je podzielić na:
- długoterminowe (strategiczne, 3-5 lat), które wyznaczają kierunek działania,
- krótkoterminowe (taktyczne, 2-3 miesiące), które proponują rozwiązania,
- bieżące (operacyjne, do 7 dni), które określają konkretne zadania.
- Planowanie — określenie ram czasowych na zadania do wykonania wg reguły 60/40, gdzie 60% czasu jest zarezerwowane na daną pracę, a 40% na zakłócenia i czynniki niezależne.
- Priorytetyzacja, czyli podejmowanie decyzji — tutaj najlepszą metodą jest Macierz Eisenhowera, gdzie zadania dzielimy na:
- ważne i pilne, czyli tzw. na wczoraj, sprawy trudne, naglące i kryzysowe,
- nieważne, ale pilne — niektóre telefony, niektóre spotkania,
- ważne, ale niepilne — planowanie, zapobieganie problemom, rekreacja, budowanie relacji, szukanie możliwości, zadania, które można delegować, np. spotkania, pomaganie innym, listy, raporty,
- nieważne i niepilne — przyjemności, „złodzieje czasu” (np. portale społecznościowe, informacyjne), niektóre rozmowy telefoniczne, niektóre e-maile, perfekcjonizm.
- Realizacja i organizacja.
- Kontrola — krok po kroku, na każdym etapie.
Należy wziąć pod uwagę zasadę Pareto, która (w przypadku zarządzania czasem) mówi o tym, że jedynie 20% całego czasu przeznaczonego na pracę, jest wykorzystane produktywnie i przekłada się na 80% wyników.
Metody i zasady zarządzania czasem
Powyżej zostały już wymienione dwie techniki: Macierz Eisenhowera i zasada 60/40. Inne metody zostały opisane poniżej.
- Technika Pomodorro:
Blok czasowy, przeznaczony na pracę, zostaje podzielony na 25-minutowe odcinki aktywności przedzielone 5-minutowymi przerwami. Po czterech cyklach następuje 15-20 minut przerwy na odpoczynek.
- Zasada 2 minut:
Jeśli dana czynność zajmuje poniżej 2 minut, należy ją wykonać natychmiast.
- GTD — Get Things Done
Metoda stworzona przez Davida Allena, która dzieli się na 5 etapów: gromadzenie, analizowanie, porządkowanie, przeglądanie i realizację.
- Procedury i checklisty:
Nieodzownym elementem porządkowania i realizacji zadań jest ich spisanie i odhaczanie zgodnie z kolejnością wykonywania. Przy złożonych i powtarzalnych czynnościach, można zbudować odpowiednie procedury, które pozwolą na sprawne ich wykonanie.
Czego należy unikać
Wrogami efektywności są perfekcjonizm oraz brak delegowania zadań. W ostatnim przypadku wyjątek mogą stanowić projekty osobiste, np. związane z wyprawą turystyczną solo lub dniem całkowicie wolnym od obowiązków.