Jakie korzyści zapewnia wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Jakie korzyści zapewnia wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Prowadzenie firmy wiąże się z generowaniem ogromnej ilości dokumentacji, a proces ten potrafi być naprawdę uciążliwy. Stos papierowych dokumentów zajmuje wiele miejsca, utrudniając efektywne korzystanie ze zgromadzonych danych i bezpieczne przechowywanie informacji. Dlaczego warto zastanowić się nad przejściem na elektroniczny obieg dokumentów? Co sprawia, że na rozwiązanie to z każdym rokiem decyduje się coraz więcej przedsiębiorstw?

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Na przestrzeni roku niemal każda firma tworzy rozległą dokumentację wewnętrzną. Otrzymuje również wiele pism od swoich klientów, partnerów biznesowych czy też organów państwowych. W skrajnych sytuacjach przedsiębiorstwa wyznaczają całe pomieszczenia poświęcone wyłącznie archiwizacji i przechowaniu pism. Alternatywą dla takiego rozwiązania jest elektroniczny obieg dokumentów.

Mianem tym określamy systemy informatyczne, które pozwalają na cyfrowy dostęp do danych uprawnionym pracownikom. Programy tego typu wspierają firmowy workflow i pozwalają na odpowiednie skoordynowanie, a także usystematyzowanie przebiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie. Właśnie z tego powodu na jego wprowadzenie decyduje się każdego roku coraz więcej przedsiębiorstw, reprezentujących zróżnicowane branże i sektory.

Elektroniczny obieg dokumentów – co możemy zyskać?

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów niesie ze sobą cały szereg wymiernych korzyści. Pierwszą z nich jest zwiększone bezpieczeństwo zgromadzonych danych – systemy informatyczne przeznaczone do elektronicznego obiegu dokumentów są wyposażone w rozwiązania, dzięki którym ryzyko wycieku jest znacznie mniejsze. Ponieważ są one przechowywane w formie niematerialnej, spada również ryzyko ich utraty m.in. w wyniku pożaru.

Przenosząc dokumentację do sieci można zrezygnować ze specjalnego pomieszczenia służącego do przechowywania najważniejszej dokumentacji. Takie miejsca potrafią zajmować wiele cennego miejsca, a ryzyko utraty kluczowych dokumentów wskutek nieprzewidzianych sytuacji może być znaczące. Co więcej, rezygnacja z drukowania tak ogromnej liczby zbędnych pism przyczynia się do ochrony środowiska.

Elektroniczny obieg dokumentów podnosi wydajność pracowników

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów to również ważna rzecz w optymalizacji pracy specjalistów. Odpowiedni system zarządzania danymi zapewnia pracownikom swobodny dostęp do dokumentów w dowolnym momencie z wielu urządzeń. Co więcej, mogą one dotrzeć do nich w ułamku sekundy bez konieczności drukowania czy przesyłania ich fizycznej wersji. Rozwiązanie to sprawia, że ewentualne wprowadzenie zdalnego trybu pracy jest znacznie prostsze.

Zastanawiasz się, które z dostępnych na rynku rozwiązań informatycznych spełnia wszystkie powyższe założenia? Zapoznaj się z zaletami oprogramowania z rodziny Documaster – systemów autorstwa marki Euroimpex, które pomagają przedsiębiorstwom oszczędzić nawet milion złotych w skali roku. Odwiedź stronę Euroimpex i dowiedz się, jak zapewnić swoim pracownikom zupełnie nową jakość codziennej pracy.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.